Entreprise : 3 astuces pour optimiser son accueil téléphonique

Au sein d’une entreprise, il est de coutume de réaliser des échanges téléphoniques. Ces derniers peuvent aussi bien être des échanges en interne que des échanges avec l’extérieur.

Pour ce deuxième cas, il est essentiel de noter que le bon déroulement de l’appel téléphonique est garant du maintien de la bonne réputation de la société dans son environnement. Il est par conséquent impératif de soigner certains éléments comme l’accueil téléphonique. Il existe des astuces infaillibles qui rendront certainement service aux entreprises.

Bien former les téléopérateurs aux différentes procédures d’une entreprise

Lorsque l’on parle de l’optimisation de l’accueil téléphonique, il est recommandé de se concentrer sur quelques points.

Dans un premier temps, aux agents qui seront en charge du travail de réception d’appel. Ce sont en effet les premiers acteurs de la permanence téléphonique. De ce fait, il est plus que conseillé de se pencher sur leur performance pour améliorer l’accueil téléphonique. L’un des moyens pour s’assurer d’une équipe compétente et efficace est d’organiser des séances de formations de manière régulière. Pour les entreprises qui opteront pour une permanence téléphonique en interne, c’est-à-dire, d’une structure intégrée à la société, il sera de mise d’engager un formateur expérimenté.

Par ailleurs, pour les firmes qui sélectionneront la solution de l’externalisation, elles devront faire confiance au prestataire de service. Ce dernier se chargera de la formation de son personnel.

Dans tous les cas, la formation aura pour principal but de familiariser. Mais surtout elle aide les téléopérateurs à assimiler les différentes procédures d’appel. Ces dernières qui se baseront sur les stratégies les plus performantes du moment, et aussi sur la politique interne de l’entreprise. Dans le cas d’une externalisation d’émission d’appels à MADAGASCAR par exemple, les agents seront formés sur divers sujets. On cite, entre autres, la gestion d’agenda, mais aussi la gestion des priorités selon les urgences qui se présentent.

Assurer une vérification du processus d’appel

Principalement, il y a un conseil que l’on pourrait donner à une entreprise qui souhaite un accueil téléphonique de qualité. C’est le fait de ne pas négliger la vérification du processus d’appel. Cette initiative est importante. En effet, la société ne pourra pas se rendre compte de la véritable valeur de l’accueil téléphonique si elle ne sait pas ce qui se passe réellement.

Afin d’accomplir la vérification en question, l’entreprise a à sa portée plusieurs méthodes. En premier lieu, il y a le système de double écoute. Un responsable qualité aura la mission d’écouter ce qui se passe lors d’un appel. Ensuite, il y a la technique qui suppose l’enregistrement des appels de la journée pour une écoute différé par un membre de l’équipe, dédié à cette tâche.

Faire une rectification des erreurs constatées en cours de suivi

Une fois que la vérification du processus d’appel a été effectuée, il sera bien plus facile de détecter les anomalies présentes dans le fameux processus. La constatation de ces erreurs devra conduire à une recherche de solutions efficaces. Ces dernières auront pour but de rectifier les erreurs en question. Elles offrent aussi la possibilité à l’accueil téléphonique et surtout aux services liés aux appels, d’avoir de bonnes chances d’être améliorés.

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